Чек-лист заселения и первых суток в командировке

Этот чек-лист подойдёт и сотруднику, и координатору со стороны компании. Его можно отправить вместе с инструкцией по заселению.

1. До выезда: проверьте адрес и инструкцию

Перед поездкой у сотрудника должны быть:

• точный адрес или ориентир;
• номер квартиры и порядок входа;
• инструкция по получению ключей или кода;
• контакт менеджера;
• подтверждение дат и стоимости;
• информация о документах, если оплачивает компания.

Не стоит рассчитывать, что все детали будут в переписке недельной давности. Лучше собрать их в одном сообщении и сохранить офлайн. Если рейс задерживается, сотрудник должен знать, кому сообщить об изменении времени.

2. В дороге: сообщите о задержке

Задержка рейса или поезда — не редкость. Если время приезда меняется, предупредите менеджера заранее. Это помогает согласовать заселение и избежать ситуации, когда сотрудник стоит у двери и не может получить доступ.

Проверьте, что телефон заряжен, а контакт менеджера сохранён. Если сотрудник едет впервые, пусть заранее посмотрит маршрут от вокзала или аэропорта до квартиры. Способ передвижения — такси или общественный транспорт — выбирает компания или сотрудник; проживание не включает перевозку.

3. У двери: проверьте вход и доступ

При заселении обратите внимание на номер дома, подъезд, этаж и номер квартиры. Если код не подходит, не пытайтесь подобрать его или просить помощи у случайных людей. Свяжитесь с менеджером по указанному номеру.

После входа проверьте, что дверь закрывается, ключи или код работают, а в квартире есть свет. Если что-то вызывает сомнения, лучше сразу зафиксировать это на фото и сообщить менеджеру.

4. Первые минуты: осмотрите квартиру

Пройдите по квартире и проверьте базовые вещи:

• работает ли вода, включается ли свет;
• есть ли горячая вода;
• работает ли отопление или кондиционер;
• чистые ли постельное бельё и полотенца;
• есть ли посуда, чайник и холодильник;
• работает ли Wi-Fi;
• закрываются ли окна и дверь;
• нет ли видимых повреждений или следов предыдущих гостей.

Если обнаружен недостаток, сфотографируйте его и отправьте менеджеру. Не нужно самостоятельно разбирать технику или искать причину поломки. Задача сотрудника — сообщить, задача менеджера — организовать решение.

5. Первый вечер: закройте бытовые вопросы

После осмотра можно заняться бытом. Уточните, где находятся магазин и кафе, как работает техника, где хранятся расходники. Если сотруднику нужно работать вечером, проверьте устойчивость интернета и наличие места для ноутбука.

Для длительного проживания сразу уточните график уборки и смены белья. Лучше сделать это в первые сутки, чем ждать середины командировки. Если сотрудник не понял инструкцию, пусть задаст вопрос менеджеру.

6. Утро: проверьте маршрут и связь

Утром полезно выйти с запасом времени и проверить дорогу до объекта. Если сотрудник пользуется общественным транспортом, уточните остановку и время в пути. Если на машине — где оставить её на день.

После первой ночи оцените, удобно ли спать, достаточно ли тихо и не мешает ли свет. Если есть проблема, которую можно решить — например, не хватает одеяла или не работает лампа, — сообщите менеджеру. Не откладывайте на последний день.

7. Если что-то пошло не так

При проблеме действуйте по простому порядку:

1. Оцените безопасность: если есть запах газа, замыкание или угроза здоровью, покиньте квартиру и звоните в экстренные службы.
2. Сообщите менеджеру, что произошло.
3. Сделайте фото или короткое видео, если это безопасно.
4. Не разбирайте оборудование и не пытайтесь чинить его самостоятельно.
5. Уточните, какое решение предлагает менеджер и сколько времени оно займёт.

Если неисправность нельзя быстро устранить, обсудите замену квартиры. Конкретные условия замены фиксируются до бронирования — уточните их заранее.

Чек-лист первых суток

• Адрес, инструкция и контакт менеджера сохранены.
• О задержке рейса сообщили заранее.
• Дверь и доступ работают.
• Проверены вода, свет и отопление.
• Бельё и полотенца чистые.
• Wi-Fi и бытовая техника работают.
• Недостатки сфотографированы и отправлены менеджеру.
• Проверен маршрут до объекта.
• Уточнён график уборки для длительного проживания.